ビジネス

結論から話そう【PREP法を覚えよう】

こんにちはまめさるです

先日このようなツイートをしました

仕事上の会話で、こちらが質問をすると

YESかNOで答える前に経緯や理由を話し出す人、かなり多いです

ツイートした通り、答えが分からない状態で経緯や理由を話し出されても

こちらの頭に中は「はてな」だらけです

スムーズに会話をすすめる為にも

結論から先にはなす技術とそのメリットを解説していきます

この記事を読んでほしい人

社会人経験がまだ浅い人

上司に質問や説明を促されたとき、どう答えるべきか困ってしまう人

PREP法

結論から話しをする方法に

PREP法」というものがあります

ビジネスをしている方なら一度は耳にしたことがあるかも知れません

P=Point 結論

R=Reason 理由

E=Example 具体的な事例

P=Point 結論の繰り返し

これらの頭文字を取ったものですが

要はこの順番に従い話すと、短い時間で必要なことを相手に伝えることができるのです

  • まず結論から話す
  • 次にその理由を伝える
  • それから具体的な例を補足する(あれば)
  • 最後にまた結論で締めくくる

この順番を覚えて、この流れに沿って相手に伝えるよう意識してください

日本人の文法的にどうしても起承転結で習ってきたので、経緯や理由、それから結論という風になってしまいます

なので常に意識し訓練する必要があります

この方法は会話だけでなく、ブログ記事、メールのやり取りなど

様々なシーンで使うことができます

上司から急に質問が飛んで来たら、焦らずに

この方法を思い出して、PREPの順番で返答するようにしましょう

まめさる

意識して訓練することが大事。日常会話にも意識して取り入れるようにしてみて

PREP法を使用するメリット

このPREP法を利用した場合のメリットを紹介していきます

会社で働いているという方は是非、理解して取り入れて下さい

物事が明確になる

冒頭で伝えた通り

こちらが質問した際に、答えがはっきりしない状態で

先に理由や経緯、はたまた言い訳をダラダラと並べられても

頭に入ってきません

その経緯や理由はYESの理由や経緯なのか、はたまたNOの経緯なのか…

まずは初めに結論を伝えることで物事が明確になるので、それから経緯を伝えコミュニケーションをとるようにしましょう

短い時間で相手に伝えられる

会社などでの会話の場合

時間が限られている場合が結構あります

そういう場合でも「PREP法」を活用し、端的に簡潔に物事を伝えられるよう心がけましょう

時間が無い状況で、理由から話し始めるようなことがあれば

相手から反感を買ってしまうこともあります

PREP法の具体例

これまではPREP法の説明やメリットを紹介してきましたが

実際のやり取りに落とし込んでみます

参考にしてみてください

上司

A商品、今週末にお客さんに納品だったよね?

どうなってる?

部下

商品の在庫の確保はできましたし、検品も完了しているんですが、外注していた梱包資材が入ってくるのが遅れてしまって。何度も催促はしたんですが…いま一生懸命やってるところで、ただ追いついておらず、、、

上司

だから、どうなんだと聞いているんだ!

このようなやりとり

上司の立場になって考えるとどうでしょうか

一番知りたいのは❝完了したかどうか❞または❝仕事の進み具合❞です

言い訳ではありません

上司からこのような聞き方をされるときは、たいていうまくいっていない場合や、遅れている場合が多いです

確かにそので「怒られたくないから」と言い訳っぽくなってしまう気持ちは分かります

しかし次の場合はどうでしょう

上司

A商品、今週末にお客さんに納品だったよね?

どうなってる?

部下

すいません、まだ終わっていません

上司

なぜだ?何かあったか?

部下

はい。外注していた梱包資材の入荷がズレ込んでしまい、作業が遅れてしまっています

上司

そうか。応援を呼べば間に合いそうか?

部下

間に合います。お願いします。

このように、結論をまず伝えることで

速やかに物事の状態を把握することができ

そのおかげで、すぐに問題が明確になります

怒られまいと、あれこれ考えてつい取り繕ってしまうと思いますが

上司は状況を把握し、できていないなら出来る手立てを考えるまでです

結果的にはっきりと、答えることが大事です

まとめ

結論からまず話す方法PREP法

  • Point 結論
  • Reason 理由
  • Example 具体例
  • Point 結論

この順番を覚え、普段の会話やメールにも取り入れ

端的に簡潔に相手に伝える方法を習得しましょう

まずは結論です

ではまた

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